בפרק הקודם הצגנו את תפקידו של רשם העמותות, שתפקידו לבחון את פעילותה התקינה של העמותה. הסברנו כי מאחר שהעמותות כידוע ממומנות מתרומות, נכסים וכספי ציבור לעתים בסכומים לא מבוטלים הן זוכות [בחלקן] גם לתמיכה ממשלתית כגון הקצבה ישירה. היות והעמותות מתחייבות לפעול אך ורק לשם מטרותיהן המוצהרות, בודקת מחלקת הפיקוח כי כך אכן נעשה בפועל. לא מעט פרסומים מדווחים על עמותות שגרפו את כספי התרומות וההקצבות לכיסיהם הרחבים של מקימי העמותה.

 

בפרק זה נביא סדרה של רעיונות, או 'טיפים' להכנה לקראת ביקורו של רשם העמותות.

 

עם היוודע דבר ביקורו הקרוב של הרשם, אל תזניחו ופנו לחברה העוסקת בייעוץ, או התייעצו עם חברים מעמותות מקבילות שעברו כבר את התהליך. ההתייעצות הינה חשובה, החברות המתמחות בתחום טוענות כי כמעט ובלתי אפשרי לעמוד בכל החוקים וההוראות של חוק העמותות ללא עזרה מקצועית. אינכם חייבים לפנות דווקא לחברה, אבל כדאי מאד שתתייעצו כאמור עם מביני דבר.

 

מלבד הייעוץ כדאי גם לקרא חומר על ניהולה התקין של העמותה. כאן תוכלו למצא כללים המנוסחים בקצרה ובבהירות.

 

פעילותה של העמותה מלווה כידוע על ידי רואה חשבון. כתבתי על כך לא אחת כאן במגאזין מעט בית מקדש. חשוב לדעת כי רואה החשבון הוא ה'אבא והאמא' שלך בכל מה שנוגע לעמותה. הוא אחראי על ניהול הכספים אך האחריות המינהלית היא עליך. על כן, בכל שאלה, ספק, או בעייה, שתף את רואה החשבון שלך, וכדאי לבקש ממנו את התשובה בכתב.

 

לפני הביקור בדוק כי כל המסמכים הרלוונטיים נמצאים בידך. עליך לוודא כי מסמכי הרישום חתומים כיאות, כי בידך תקנון שאושר על ידי רשם העמותות, וכי בפנקס החברים רשומים כולם באופן מעודכן [שם מלא, מספר זהות, כתובת, מועד תחילת החברות].

 

מידי שנה יש להגיש מסמכים ודוחות. בהמשך מאמרי אכתוב על כך. לקראת ביקור רשם העמותות יש לוודא כי המסמכים והדוחות אכן הוגשו בשנים האחרונות בצורה מסודרת.

 

לכללים הבאים יש אופי פסיכולוגי, או אולי סוציו – פסיכולוגי, ולא מעבר לכך.  ומכל מקום שמירה עליהם עשויה למנוע ממך בעיות.

 

אל תרבה בדיבורים ובלהג מיותר. הסיפורים שלך על העמותה על היקף פעילותה ועל ההצלחות הרבות שלה עלולות להיות בעכרך שכן אתה עלול להפליל את עצמך בטעות.

 

היזהר מליצור אנטגוניזם אצל המבקר. נסה להיות אתו נחמד אך באופן עניני. מאידך אל תחניף לו. מניסיון זה לא עוזר.

 

בדוק היטיב את סמכויותיו. אל תקבל כל הערה שלו כתורה מסיני. גם למבקר יש מגבלות והוא אינו רשאי לדרוש ממך ככל העולה על רוחו.

 

כאשר עולה שאלה כל שהיא אל תנסה להצטדק. גם אל תנסה לומר 'לא ידעתי'. המבקר אינו משמש כיועץ המבחן שלך אלא הוא מנסה לעשות את עבודתו. אם אין לך הסבר משכנע אמור פשוט כי עליך להתייעץ עם רואה החשבון שלך.

 

  

שיהיה בהצלחה