ניהול פנקסים: לא עסק של מה בכך

• הדפסה
• דואל

פרטים

קטגוריה: התנהלות וכספים

פורסם ברביעי, 07 מאי 2014 02:10

נכתב על ידי רו"ח אריה סנדרוביץ

בטור הקודם עסקתי בנושא האגרה השנתית, ובזאת דומני, סיימתי את פרק החובות והתשלומים המושתים על העמותות.

טורי היום יעסוק במערכת החשבונאית של העמותה.

כפי שכבר כתבתי לא אחת, לפי סעיף 35 לחוק העמותות חחיבת כל עמותה לנהל פנקסי חשבונות שישקפו בשלמות ובנאמנות את עסקאותיה ומצבה הכספי. כל השכרת אולם לרגל שמחה, כל החכרת ריהוט או הזמנת מערכת קירור נדרשת להיות רשומה בפנקס.

מי מנהל את המערכת החשבונאית הזו?

המערכת תנוהל על ידי העמותה עצמה, או גורם מוסמך מטעמה, ולמשל רואה חשבון חיצוני. חשוב לזכור כי הנהלת החשבונות צריכה להיות אוטונומית ונפרדת משל תאגידים אחרים בעמותה.

גם אם הדבר נשמע מתיש וחסר היגיון – אל תשכחו שאתם חייבים לרשות כל פעילות כספית הנערכת בעמותה. כל הסכם, כל הוצאת כסף וקבלתו חייבים להיות רשומים. התיעוד נדרש להיות נאות ושלם, ועליכם לשמור אפילו את הקבלות ואת החשבוניות.

גם כל מסמך המהווה בסיס לפעולות הכספיות חייב להישמר. דוגמא: שכרתם איש תחזוקה לבית הכנסת. ערכתם אתו הסכם [שעליו אתם שומרים כמובן] ולאחר מכן הוספתם מסמך בו כתוב כי החומרים ירכשו מקופת בית הכנסת. גם את המסמך הזה עליכם לשמור.

כעמותה עליכם לדאוג כי יהיה אדם שיהיה מופקד על רישום שוטף של הפעולות, והוא יעדכן באופן שוטף את מערכת הנהלת החשבונות. כדאי לזכור גם שאין להוציא כספים מלבד המורשים לחייב את העמותה בחתימתם. 

כעת אגש לתוספת השניה לחוק.

בהתאם לסעיף 35 פנקסי העמותה צריכים לכלול את כל הפרטים המופיעים בתוספת לחוק.

מאחר שמדובר בפרטים רבים אצטט אותם בקיצור מתוך פירמת bdo, אולם יש לזכור כי מסובר אכן בסיכום תמציתי בהחלט.

• עמותה שמחזורה עולה על 750,000 שקלים חדשים, חייבת לנהל מערכת חשבונות על פי שיטת החשבונאות הכפולה.  פנקסי העמותה יכללו:

א. ספר קופה.

ב. שוברי קבלה. יש לנהל שוברי קבלות נפרדות בשל: מכירת נכסים, מתן שירותים ותרומות.

בנוסף, על כל קבלה בפנקס של שובר קבלות לתרומות תודפס בצורה בולטת לעין המילה "תרומה". במידה וניתן לעמותה אישור לפי סעיף 46 לפקודת מס הכנסה, יודפסו על הקבלה גם המלים "למוסד אישור מס הכנסה לענין תרומות לפי סעיף 46 לפקודה".

ג. חשבון הכנסות אשר בו יירשמו בנפרד, הכנסות בשל: הקצבות והשתתפויות שנתקבלו מאחרים (כולל גופים ממשלתיים או עירוניים), תרומות אשר מקורן בארץ ותרומות שיתקבלו מחו"ל למעט תרומות מישות מדינית זרה, תרומות מישות מדינית זרה, הכנסות מריבית והפרשי הצמדה, הכנסות מהשכרת נכסים, תקבולים מדמי חבר, הכנסות ממכירת שירותים ונכסים שאינם משמשים במישרין למטרות העמותה, תמורה בעד מכירת רכוש קבוע ונכסים הוניים, והכנסות אחרות.

ד. חשבון הוצאות אשר בו יירשמו בנפרד, הוצאות בשל: תרומות והשתתפויות שניתנו לאדם אחר, שכר עבודה והוצאות נלוות, הוצאות הנהלה והוצאות כלליות, הוצאות ריבית והפרשי הצמדה, סכומים לרכישת שירותים ונכסים שאינם משמשים במישרין למטרות העמותה, רכישות הוניות, עסקות והלוואות שבוצעו בין העמותה לבין חבר ועד או קרוב של חבר ועד, והוצאות אחרות.

ה. ספר כרוך ובו יירשמו נכסים שנתקבלו כתרומות או כמתנות. הרישום יכלול את שם הנותן או התורם, תיאור הנכס שנתקבל ומועד קבלתו.

• עמותה שמחזורה אינו עולה על 750,000 שקלים חדשים, חייבת לנהל, לכל שנת מס, מערכת חשבונות שתכלול לפחות:

א. ספר תקבולים ותשלומים, שבו יירשמו בטורים נפרדים:

1. בצד התקבולים: הקצבות והשתתפויות מאחרים, כולל גופים ממשלתיים או עירוניים, תרומות אשר מקורן בארץ ותרומות שהתקבלו מחו"ל למעט תרומות מישות מדינית זרה. תרומות מישות מדינית זרה, הכנסות מריבית והפרשי הצמדה, הכנסות מהשכרת נכסים, תקבולים מדמי חבר, הכנסות ממכירת שירותים ונכסים שאינם משמשים במישרין למטרות העמותה, תמורה בעד מכירת רכוש קבוע ונכסים הוניים, והכנסות אחרות.

2. בצד התשלומים: תרומות והשתתפויות שניתנו לאדם אחר, שכר עבודה והוצאות נלוות, הוצאות הנהלה והוצאות כלליות, הוצאות ריבית והפרשי הצמדה, תשלומים לרכישת שירותים ונכסים שאינם משמשים במישרין למטרות העמותה, רכישות הוניות, עסקות והלוואות שבוצעו בין העמותה לבין חבר ועד או קרוב של חבר ועד, והוצאות אחרות.

3. ספר כרוך ובו יירשמו נכסים שנתקבלו כתרומות או כמתנות; הרישום יכלול את שם הנותן או התורם, תיאור הנכס שנתקבל ומועד קבלתו.