סטנדר לגבאי: התכנה שתעשה לכם סדר בניהול בית הכנסת

• הדפסה
• דואל

פרטים

קטגוריה: טיפים ארגוניים

פורסם ברביעי, 13 יולי 2016 12:50

נכתב על ידי אליעזר היון

אם אתה גבאי של קהילה גדולה וכורע תחת הררי הנתונים, הרי שידיעה זו מיועדת עבורך. תכנת 'סטנדר לגבאי' שפותחה על ידי גבאי ומנהל בית הכנסת 'זכרון שילה' בעשרות השנים האחרונות נותנת מענה לכל האירועים, הדילמות, והנתונים להם נזקק גבאי בקהילה גדולה, ובעצם גם בקטנה.

מפתח התכנה יאיר קמפה, מתכנת במקצועו וגבאי וגזבר בית הכנסת בנשמתו מסביר כי התכנה נותנת לגבאי שליטה מלאה על כל מה כל מה שקורה בבית הכנסת, מהמתפלל הבודד ועד לרמת הכלל כמו מפת בית הכנסת ומצב הקופה המדוייק.

הגבאי, באמצעות התכנה מודע לנתונים חשובים כמו מה חייב המתפלל לקופת בית הכנסת, למה הוא עלה לתורה, מתי עלה, כמה שילם, האם ניתנה לו קבלה, האם יש לו מקום, כמה שילם עליו, היכן הוא יושב, מה שמו, שם אשתו, שם ילדיו ושם הוריו והורי אשתו.

הגבאי, אומר יאיר, לא צריך להסתובב ולאתר את הנתונים. יש לו כרטיס מדוייק עם כל הפרטים, איקס בן וואי, מתי עלה בפעם האחרונה והאם יש לו יום הולדת או להבדיל יארצייט". התכנה עדיין לא מדפיסה קבלות אך בימים אלה נושא זה נמצא בפיתוח.

להלן חלק מן האופציות שמאפשרת התכנה.

א.      התכנה מחולקת לשלשה חלקים מתפללים, קופה, והנהלת חשבונות. ברובריקת המתפללים מופיעים כל הפרטים של המתפללים, ניתן לדפדף לפי שם פרטי, משפחה, וכן הלאה. גם פרטי המתפלל מופיעים כמו שמו הפרטי, שם רעייתו, שם בניו, חתניו, הוריו והורי אשתו, נפטרים וכדומה..

ב.      חובותיו של המתפלל וזכויותיו. תשלום דמי חבר, מועד התשלום וגם צורת התשלום [הוראת קבע, שיק, אשראי וכו']..

ג.       עליות לתורה: פרטים על העלייה של המתפלל, של אורחיו, של משפחתו, בנים, חתנים, הורים וכן הלאה. בבית הכנסת 'משכן שילה' למשל, מקבל מנהל בית הכנסת מייל עם הנתונים על העליות מהגבאי האחראי על קריאת התורה, ואת הנתונים הוא מזין אל תוך התכנה.

ד.      מפת בית הכנסת. התכנה מאפשרת באמצעות טבלת אקסל לעצב את מפת בית הכנסת בצורה המדוייקת ביותר. לאחר הזנת הנתונים בפעם הראשונה, תעלה המפה בכל פעם באופן אוטומטי.

ה.      רובריקת אירועים לפי תאריך: יום הולדת, בר מצווה, ולהבדיל יארצייט ותאריכי פטירה.

ו.        חיובים שונים: שמחת תורה, או ארוחת בוקר משותפת לצורך העניין שם נדרש כל מתפלל לשלם סכום כסף מסויים.

ז.       הערות: תשלום, אי תשלום, סיבות לכך.

ח.      התכנה מאפשרת ניהול מסודר של כספי בית הכנסת. הוצאות ותשלומים לפני שבתות, לפי תאריכי פטירה וכדומה. התכנה מאפשרת גם לדעת למשל מי המתפלל שתאריך עלייתו הוא הרחוק ביותר, ומכאן שתורו לעלות שוב הגיע.

ט.      עם התשלום מוזרם הכסף לקופה והתכנה מאפשרת לגבאי לדת בדיוק כמה נכנס, ומה מצב הקופה המדוייק כרגע. לצורך העניין בקופה צבורים 2000 שקלים, ותשלום של 300 שקלים נכנס, הסכום החדש בן 2300 השקלים מעודכן באופן מיידי.

י.        ברובריקה הקופה ניתן לדלות מידע משתנה כמו כל המתפללים ששמם מתחיל באות ט, וסכום תרומתם. כל המתפללים שתרמו לעמלה מ-500 שקלים בחודש טבת וכן האלה.

יא.    העברות ותשלומים: באמצעות הקופה ניתן להעביר תשלומים או להפקיד שיקים בבנק באופן מיידי. ניתן להעביר גם חלק מן הסכום. כמו כן יש בקרת שליטה מלאה על התשלומים, ולצורך העניין העברת 4000 שקלים לגנן בית הכנסת עם ציון מדוייק תחת הרובריקה: הפקדת שיקים לספקים.

בתכנה קיימים עוד אופציות רבות שהפעלתן פשוטה הוצאת אלפון מתפללים, הוצאת דוחו"ת חשבון, כרטיסי מתפלל ועוד.

להזמנת התכנה או להסברים אודותיה ניתן לשוחח עם המפתח, יאיר קמפה: 0546661915