בית הכנסת מקיים קידוש בכל שבת והוא משתמש לצורך הענין בשירותיה של חברת קייטרינג. מי מוסמך לחתום בשם בית הכנסת על המחאות התשלומים לחברה המספקת שירותים?

 

לאחר שדיברנו על הוועד, על זהות חבריו, ועל משך כהונתו, מגיע החלק החשוב העוסק ב'מורשי חתימה'. בית כנסת כמו כל עמותה אחרת צריך לנהל מערך של הוצאת והכנסת כספים. לבית הכנסת יש עובדים רבים להם צריך המוסד לשלם כמו, משכורתו של הרב, משכורתם של הגבאים, תשלום לחברת ניקיון, שירותי אחזקה, גננות, מיזוג אוויר, נגרות ורהיטים, מסגר ברזל, שירותי קיטרינג וכו' וכו'.

 

מי רשאי לחתום על המסמכים המחייבים את העמותה?

 

וועד העמותה חייב להסמיך שנים או יותר מבין חבריו, לחתום על מסמכים שיחייבו אותה. במקור החוק נאמר כי רשם העמותה דורש כי לצורך פיקוח ובקרה נאותים על הוצאת הכספים בעמותה, ובהתאם לפרשנות החוק ולכללי מינהל תקין, בכל מקרה יהיו לעמותה לפחות שני מורשי חתימה, אשר חתימתם יחד תחייב את העמותה בכל הנוגע לפעולות בעלי משמעות כספית.

 

ולמשל: חתימה על חוזים [מול קבלנים], ביצוע הזמנות [חומרים], נטילת הלוואות [מהבנק], מתן הלוואות [קרן שמקימה העמותה לחברי הקהילה], רכישת ניירות ערך, רכישת מטבע חוץ, ואף השקעת כספים מכספי העמותה בהשקעות שונות.

 

אין חובה כי מורשי החתימה יהיו חברי ועד, אך הם צריכים להיות בכל מקרה חלק מחברי העמותה או מבעלי התפקידים בה.

 

המלצה: בקרב רואי החשבון מקובל להמליץ לחברי העמותה, שאחד ממורשי החתימה יהיה חבר ועד מנהל, ולא רק חבר 'רגיל' בעמותה. הסיבה להמלצה הזו נובעת מההנחה כי כאשר חבר הועד המנהל מורשה חתימה הוא ימלא טוב יותר את תפקידו הניהולי. אגב, במוסדות גדולים במיוחד, דבר שמצוי פחות בבית כנסת אם כי ייתכן גם, מקובל שמורשי החתימה מתחלקים לשתי קבוצות, כך שקבוצה אחת המורכבת מחברי עמותה 'רגילים' רשאית לחתום עד סכום של 50000 ₪, ואילו בסכומים גדולים יותר, נדרשת גם חתימתו של מורשה חתימה מהקבוצה השניה המורכבת מחברי 'ועד המנהל'. טכניקה זו מאפשרת ביקורת ותקינות אידיאליים.

 

חל איסור מוחלט למנות שני מורשי חתימה הקרובים קירבה מדרגה ראשונה. הגבאי לא יכול למנות את בנו ביחד אתו כמורשה חתימה. הסיבה כמובן היא חשש לניגוד ענינים פסול.

 

נקודה חשובה: מורשי החתימה מוכרחים לדעת כי חתימתם על מסמכים כספיים שונים בהקשר לבית הכנסת, אינה רק 'חותמת גומי', אלא היא חלק מרכזי בהליך הבקרה בארגון ובחוק העמותות. מאחר שכך נדרש מהם לבדוק היטיב שהתהליכים שקדמו להתחייבות הכספית עליהם חתמו, בוצעו כראוי, ולמשל: עליהם לבדוק כי להמחאה עליה חתמו מצורפת חשבונית. כמו כן עליהם לבדוק האם על החשבונית יש אישור של האחראי בארגון כי הסחורה, או השירות אכן התקבלו ובוצעו. ולצורך העניין, הגבאי צריך לבדוק האם כשהוא חותם על ההמחאה לשירותי הקירור עבור מיזוג אוויר לבית הכנסת, יש חשבונית מצורפת עם אישור של איש האחזקה כי המזגנים אכן הותקנו והם עובדים.

 

המלצה: אין לחתום מראש על המחאות ריקות, ולמלא אותם מאוחר יותר לפי הצורך. פעולה כזו נוגדת את כל הליך הבקרה של 'מורשי החתימה' ועלוול להוביל במקרה של סיבוכים, לצעדים משפטיים כנגד העמותה.